Quản lý vận hành tòa nhà chung cư bao gồm nhiều nghiệp vụ được tổ chức, kết hợp chặt chẽ với nhau hướng tới tòa nhà được hoạt động thông suốt, an toàn cần xây dựng quy trình quản lý tòa nhà cho các bộ phận thực hiện. Để chất lượng dịch vụ được chuyên nghiệp cần thực hiện các quy trình tổng quát sau:

1. Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Quy trình quản lý dịch vụ
Dịch vụ trong quản lý tòa nhà gồm những dịch vụ chủ yếu sau: dịch vụ vệ sinh; dịch vụ an ninh; dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật. Mỗi loại dịch vụ có một quy trình đặc thù, cụ thể:

– Quy trình quản lý dịch vụ vệ sinh tòa nhà bao gồm các đầu mục:

+ Khảo sát, kiểm tra bề mặt và khuôn viên khu vực quanh tòa nhà

+ Đánh giá thực trạng và quy mô bề mặt/khuôn viên

+ Sắp xếp công việc của mỗi vị trí

+ Quy trình, cách thức phối kết hợp với các bộ phận trong trường hợp khẩn cấp

– Quy trình quản lý dịch vụ an ninh, bảo vệ trong vận hành quản lý tòa nhà với các mục:

+ Khảo sát thực địa, các lối ra vào và đánh giá tình hình an ninh khu vực xung quanh tòa nhà

+ Xây dựng đề án bố trí nhân sự nhằm đảm bảo an ninh tòa nhà

+ Xây dựng quy trình, mô tả việc cho từng chốt

+ Xây dựng kế hoạch phối kết hợp giữa các bộ phận với nhau trong trường hợp khẩn cấp

– Quy trình quản lý dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà gồm các mục:

+ Khảo sát, kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật

+ Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và chung cho cả hệ thống

+ Xây dựng phương án, quy trình vận hành từng hệ thống kỹ thuật mục tiêu là an toàn, hiệu quả nhất

+ Đưa ra phương án xử lý các sự cố phát sinh trong hệ thống thiết bị kỹ thuật

Quy trình quản lý dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tòa nhà, là những gì cư dân, khách hàng cảm nhận trực tiếp ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của ban quản lý.

– Quy trình quản lý tài chính

+ Đưa ra quy trình thu tài chính

+ Đưa ra quy trình chi quỹ tiền mặt

+ Đưa ra quy trình báo cáo thu – chi thường kỳ và định kỳ

+ Phối kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện, hoàn thành các việc nêu trên

– Quy trình quản lý hành chính

+ Quy trình chuyển nhận tài liệu, thư tín, văn bản, chứng từ

+ Quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng

+ Xây dựng quy trình báo cáo số liệu theo định kỳ

+ Phối kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện công việc hiệu quả

– Quy trình quản lý nhân sự

+ Quy trình công việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng cho nhu cầu của tòa nhà

+ Xây dựng hệ thống quản lý và điều phối nhân sự phù hợp cho từng bộ phận

+ Phối kết hợp với bộ phận khác để thực hiện công việc hiệu quả

Công tác quản lý tòa nhà luôn đòi hỏi lượng nhân sự được đào tạo bài bản nhằm đem đến dịch vụ chuyên nghiệp, vì vậy cần có giải pháp về quản lý đào tạo nhân sự bài bản để đáp ứng công việc.

– Quy trình quản lý khách hàng

+ Tiếp nhận và giải đáp mọi góp ý, thắc mắc của khách hàng

+ Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng đến thăm hỏi, làm việc trong phạm vi tòa nhà

+ Phối kết hợp với bộ phận an ninh để đảm nảo an ninh, trật tự tòa nhà

Quản lý khách hàng cần phải có sự khéo léo vừa để đảm bảo họ hài lòng, tính chuyên nghiệp vừa phải đảm bảo an ninh trật tự trong tòa nhà.

– Quy trình quản lý các nhà thầu

Quản lý chung cư hay tòa nhà văng phòng cũng đều làm việc với các nhà thầu và cần xây dựng quy trình thực hiện theo các bước:

+ Lắng nghe, tiếp nhận ý kiến, nhu cầu của cư dân và cả tập thể

+ Xây dựng kế hoạch mời nhà thầu

+ Quản lý nhà thầu

+ Thu phí dịch vụ của nhà thầu nếu có

– Quy trình báo cáo

Tùy theo các bộ phận, vị trí mà cần thực hiện trách nhiệm báo cáo trước ban quản lý tòa nhà, ban quản trị, cư dân theo các mốc thời gian, theo kỳ nhằm cơ sở kiểm tra đánh giá kết quả công việc:

+ Báo cáo hàng ngày.

+ Báo cáo hàng tuần.

+ Báo cáo hàng tháng.

+ Báo cáo hàng quý.

+ Báo cáo hàng năm.

2. Làm thế nào để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà được hiệu quả nhất?

Quy trình quản lý tòa nhà là bước đầu để hướng tới quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và cần có những phương thức thực hiện cụ thể mới đạt đến sự chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.

Quản lý tòa nhà bao gồm hàng loạt các nghiệp vụ khác nhau được các bộ phận thực hiện và phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng. Cần xây dựng phương thức hoạt động cho cả hệ thống một cách khoa học, tối ưu.

Tùy từng các chủ đầu tư họ có thể tự xây dựng đơn vị quản lý dịch vụ tòa nhà hoặc thuê bên ngoài. Dù thế nào thì các đơn vị quản lý tòa nhà này cần đưa ra phương án thực hiện công việc chuyên nghiệp đảm bảo sự hài lòng cho cư dân và cả chủ đầu tư. Nếu không hình ảnh của đầu tư sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.

Làm thế nào để giám sát các bộ phận thực hiện xem có đúng quy trình nhằm đảm bảo chất lượng công việc hay không? Đó thực sự là vấn đề của nhà quản lý.

Những doanh nghiệp lớn trong quản lý bất động sản đã áp dụng công nghệ vào hoạt động của mình. Với phần mềm quản lý chung cư, văn phòng cho thuê các doanh nghiệp này có thể thực hiện quy trình một cách hiệu quả nhất.

Nếu như bạn mới tham gia vào lĩnh vực quản lý tòa nhà, hay bạn đã có bề dày kinh nghiệm nhưng chưa biết áp dụng công nghệ như thế nào để nang cao chất lượng dịch vụ cũng như tính hiệu quả? Hãy liên hệ ngay với Infox Việt Nam để được tư vấn giải pháp công nghệ và ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building miễn phí.