contact@infox.vn (028)66.835.000 - 0904.681.000

Những hạn chế khi dùng Excel để quản lý cửa hàng xe máy

So với việc sử dụng giấy tờ, sổ sách để quản lý hệ thống cửa hàng xe máy thì Excel vẫn được xem là công cụ mang lại nhiều tiện lợi, tuy nhiên việc phát triển của doanh nghiệp và số lượng thông tin cần quản lý ngày càng khổng lồ thì Excel đã bộc lộ nhiều hạn chế và không còn phù hợp nữa.

1. Sử dụng Excel gây chậm chạp trong việc cập nhật, chia sẻ thông tin

Khi sử dụng phần mềm Excel vào quản lý cửa hàng xe máy đã bộc lộ nhược điểm lớn trong việc nhập cập nhật, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận với nhau, để thông tin được đồng bộ cần phải cập nhật rất nhiều file excel từ các thành viên.

Điều này cho thấy việc chia sẻ dữ liệu khi dùng Excel là điều rất khó khăn dẫn tới việc quản lý hệ thống cửa hàng, quản lý nhân sự từ xa là điều không khả thi với chủ doanh nghiệp. Để nắm bắt tính hình hoạt động kinh doanh của từng cửa hàng cần phải đợi thời gian mới có thể tổng hợp được số liệu với dữ liệu không đảm bảo được độ chính xác cao.

Vì vậy trong trường hợp cần ngay một báo cáo tổng hợp số liệu với các tiêu chí khác nhau thì Excel không thể đáp ứng ngay được.

Giải pháp cho vấn đề này chính là một công cụ với dữ liệu được lưu trữ tập trung và có thể kết nối từ xa, thông qua internet đồng thời công cụ này có khả năng tổng hợp số liệu để đưa ra báo cáo tức thì.

Những hạn chế khi dùng Excel để quản lý cửa hàng xe máy

2. Dùng Excel tiêu tốn quá nhiều thời gian để quản lý cửa hàng xe máy

Để dùng Excel được tốt nhiều cửa hàng xe máy đã đưa ra các mẫu chuẩn cho toàn hệ thống với việc thiết lập cột, bảng biểu, định dạng dữ liệu, mã màu hiển thị trực quan tuy nhiên việc này vẫn xảy ra nhiều khác biệt khi nhiều nhân sự, phòng ban tham gia sử dụng, cập nhật thông tin. Việc này khiến doanh nghiệp kinh doanh xe máy mất thời gian rất nhiều mà vẫn không đảm bảo dữ liệu được chính xác.

Do đó nếu dùng excel để quản lý thì cả chủ doanh nghiệp lẫn đội ngũ nhân viên phải liên tục cập nhật và chỉnh sửa tài liệu, so sánh số liệu, chưa kể những số liệu cũng dễ bị sai sót khiến việc quản lý khó khăn hơn, không thể cập nhật được thông tin hàng ngày.

3. Dùng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng xe máy dễ sai sót dẫn đến thất thoát, thua lỗ

Số liệu trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng xe máy hầu như phải lưu trong nhiều file, nhiều phiên bản khác nhau điều này khiến đến số liệu sai sót khó khăn trong đối chiếu dẫn đến tình trạng thất thoát, thua lỗ.

Với mỗi bảng Excel được tổng hợp sẽ gửi cho nhiều nhân sự điền số liệu vào, mỗi ngày sẽ có thêm phiên bản mới. Nếu dùng công cụ Excel online thì mọi người người có thể tham gia chỉnh sửa thêm, cập nhật nội dung tức thì. Tuy nhiên vấn đề sẽ phát sinh ra ở chỗ ai cũng có thể sửa mọi thông tin, dẫn đến người này có thể âm thầm sửa dữ liệu của người kia rồi đến khi kết quả hoàn thành có thể khác với số liệu thật rồi.

4. Sử dụng Excel quản lý báo cáo hoàn toàn thủ công

Excel không tự động để tổng hợp ra báo cáo, nên việc dùng Excel để tổng hợp làm báo cáo hoạt động kinh doanh bán hàng là điều không dễ dàng, việc này khiến nhân viên của bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian để quản lý trạng thái công việc, lập biểu đồ thống kê báo cáo kinh doanh. Bạn không thể xem báo cáo tổng hợp tức thì với nhiều lựa chọn tiêu chí khác nhau được.

5. Dùng Excel không có khả năng quản lý công việc hiệu quả

Sử dụng Excel có thể giúp bạn lên kế hoạch công việc trong quản lý cửa hàng xe máy, nhưng việc theo dõi tiến độ công việc, đánh giá mức độ hoàn thành cũng như tương tác trao đổi công việc là điều không thể. Điều này đã hạn chế rất nhiều trong việc xử lý công việc, sự liên kết với các bộ phận khác, giảm hiệu suất làm việc, người quản lý khó giám sát công việc của nhân viên cấp dưới.

Autosoft khắc phục triệt để  hạn chế khi dùng Excel để quản lý cửa hàng xe máy

6. Excel không hỗ trợ quản lý tài liệu

Quản lý cửa hàng xe máy bằng Excel đã gây nhiều khó khăn trong quản lý tài liệu, với tài liệu là các file mềm bạn cần phải tạo ra các folder để chứa hoặc up lên các dịch vụ lưu trữ và ghi lại trên file Excel.

Vì vậy khi dùng Excel để quản lý kinh doanh cho cửa hàng xe máy, tài liệu sẽ được lưu trữ phân tán, không tập trung và khi cần đến phải dò tìm mất thời gian.

7. Excel bảo mật thông tin kém và không khả năng phân quyền cho từng nhân sự

Với bất cứ cửa hàng xe máy nào thì thông tin hoạt động kinh doanh luôn là điều cần thiết phải bảo mật tránh việc bị lộ ra bên ngoài có thể tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực.

Tuy nhiên nếu dùng Excel để quản lý thì không thể đảm bảo được tính bảo mật, việc thay đổi dữ liệu hay chia sẻ tài liệu Excel rất dễ dàng. Hơn nữa, việc phân quyền xem, sửa từng loại dữ liệu trong Excel là điều không khả thi.

8. Excel khó khăn khi tìm kiếm dữ liệu

Khi cần tìm kiếm một thông tin nào đó, bạn cần phải nhớ loại thông tin đó được lưu trong file Exel nào và để tránh bị sót bạn cần phải mở và tìm rất nhiều file Excel có thể được lưu trữ trong nhiều máy tính khác nhau. Điều này sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, nếu trong trường hợp thông tin đó cần để hỗ trợ khách hàng của bạn thì sẽ khiến họ cảm thấy phiền phức và khó mà hài lòng với dịch vụ của bạn.

Từ những hạn chế quản lý bằng Excel, nhiều hệ thống cửa hàng xe máy đã quyết định chọn dùng phần mềm Autosoft nhằm giải quyết triệt để những vấn đề trên, giúp việc quản lý cửa hàng xe máy toàn diện và hiệu quả.

Cảm nhận của bạn

Hãy viết lời bình:

Email của bạn sẽ được giữ kín.