Văn phòng cho thuê hiện nay khá phát triển đặc biệt ở hai thành phố lớn là Hà Nội và Tp HCM. Do đó công tác quản lý tòa nhà văn phòng ngày càng chú trọng và đòi hỏi tính chuyên nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm giữ chân cũng như thu hút lượng khác hàng mới.
Vậy làm thế nào để tòa nhà văn phòng đảm bảo được quản lý và hoạt động hiệu quả? Câu trả lời được SmartLand phân tích qua bài viết dưới đây:
1. Cần xây dựng nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng và tuân thủ thực hiện
Yếu tố đầu tiên cần thiết để quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là cần xây dựng nguyên tắc và tuân thủ thực hiện một cách triệt để. Theo quy định thì những quy chế quản lý tòa nhà văn phòng sẽ do đơn vị quản lý hoặc do cơ quan thẩm quyền nơi tòa nhà tọa lạc đưa ra.
Trong đó quy chế này cần phải nêu rõ quy định về khai thác cơ sở hạ tầng, trang thiết bị vật chất và người có trong tòa nhà, đảm bảo toàn bộ cán bộ công nhân viên, phòng ban hay đơn vị hoạt động trong tòa nhà phải thực hiện theo đúng các quy chế này.
Mặt khác, mỗi cá nhân, tổ chức có liên quan tới tòa nhà cũng phải có quyền hạn và trách nhiệm, nghĩa vụ rõ ràng theo đúng vị trí làm việc của mình. Dựa trên những quy chế của cơ quan các cấp, các đơn vị, tổ chức nằm trong Ban quản lý tòa nhà trên cơ sở đó sẽ tạo thành quy định riêng phù hợp với tòa nhà mà mình đang quản lý.
Quy chế quản lý trong tòa cần thể hiện rõ các nguyên tắc áp dụng cho những đơn vị tổ chức quản lý dự án. Việc khai thác sử dụng và quản lý tòa nhà sẽ dựa trên nguyên tắc tự quản, theo quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp quy chế quản lý tòa nhà.
Bên cạnh đó để đảm bảo tòa nhà văn phòng có thể đi vào vận hành hiệu quả và thuận lợi, chất lượng công trình của tòa nhà cũng cần phải đảm bảo những tiêu chuẩn xây dựng, được chủ đầu tư tổ chức thẩm định và phê duyệt, nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt vào công trình. Đây là một trong những quy chế đòi hỏi bất kỳ đơn vị nào cũng phải thực hiện với dự án của mình.
Vấn đề tài chính, kinh phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần được đơn vị quản lý hay chủ đầu tư cần có giải pháp quản lý chuyên nghiệp, khoa học, minh bạch và công khai. Mức thu phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng không được phép vượt quá mức quy định do ủy ban nhân dân nơi tòa nhà tọa lạc quy định.
2. Những quy chế quản lý tòa nhà văn phòng cần phải đáp ứng đầy đủ và khoa học
Tất nhiên để quản lý tòa nhà hiệu quả thì đơn vị quản lý cũng phải đáp ứng đầy đủ những quy chế, quy định đưa ra. Điều này cũng giúp khách thuê văn phòng trong tòa nhà và sử dụng dịch vụ trong tòa nhà có thể cảm thấy thoải mái và an toàn hơn hẳn.
Các trang thiết bị hệ thống kỹ thuật cần được đơn vị quản lý thực hiện vận hành, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên và thực hiện đầy đủ công tác phòng chống cháy nổ.
Cán bộ công nhân viên thuộc ban quản lý tòa nhà cần được tuyển chọn và đào tạo kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí công tác theo quy định của Nhà nước.
3. Áp dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà văn phòng
SmartLand Building – giải pháp công nghệ giúp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả
Ngày nay công nghệ đang giúp tăng hiệu suất lao động, tương tác một cách dễ dàng nhanh chóng. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp hệ thống được quản lý tốt hơn, hiệu quả hơn.
Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building, từ đó giúp vận hành tòa nhà tối ưu, nâng cao chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp và thông minh, giải quyết triệt để những khó khăn trong công tác quản lý vận hành.
Việc ứng dụng phần mềm SmartLand Building trong quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng giúp tòa nhà hoạt động hiệu quả một cách rõ rệt, hỗ trợ tòa nhà xây dựng được đội ngũ quản lý vận hành chuyên nghiệp, tăng cường kiến thức chuyên môn cho nhân sự quản lý.
Để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn hoạt động quản lý, các đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp đều hướng tới mục tiêu áp dụng phần mềm. Việc này giúp tiết kiệm thời gian tương tác, chi phí và nhân sự được phân bổ hài hòa, hợp lý.
Trong lĩnh vực mang tính dịch vụ như quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thì con người luôn đóng vai trò cốt lõi, tuy nhiên việc hỗ trợ tích cực từ phần mềm SmartLand Building giúp tổ chức, xử lý công việc tối ưu sẽ góp phần chuyên nghiệp hóa dịch vụ cung cấp. Chẳng hạn khách hàng thuê văn phòng có thể gửi yêu cầu nhanh chóng đến ban quản lý, bộ phận chịu trách nhiệm nhận yêu cầu và xử lý nhanh chóng. Toàn bộ quá trình này sẽ được ghi nhận trên hệ thống, qua đó giúp đánh giá và đưa ra biện pháp cải tiến tốt nhất.
Bạn đang quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ vào quản lý bất động sản hãy liên hệ ngay với Infox Việt Nam để được tư vấn miễn phí.
Bình luận