Nhiều hệ thống cửa hàng xe máy sử dụng Excel để quản lý kho, nếu so với việc dùng số sách thì đây là hình thức quản lý tốt hơn với độ chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn.

Tuy nhiên việc quản lý kho của cửa hàng xe máy bằng Excel không đáp ứng đầy đủ với nhu cầu phát triển hiện nay, và dần đã bộc lộ ra những nhược điểm sai sót tới hoạt động kinh doanh bán hàng của hệ thống cửa hàng.

Qua bài viết dưới đây Autosoft sẽ chỉ ra những rủi ro thường gặp khi chuỗi cửa hàng quản lý kho bằng Excel.

1. Cửa hàng xe máy quản lý kho bằng Excel dễ sai sót số liệu

Để quản lý kho cửa hàng xe máy phải dùng tới nhiều file Excel được nhập liệu bởi nhiều người, khiến số liệu được lưu phân tán, không tập trung dẫn đến tình trạng số liệu khác nhau nếu không được đối chiếu, kiểm tra kỹ lưỡng.

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, các phần mềm quản lý cửa hàng xe máy hiện đại đã đem đến giải pháp lưu trữ dữ liệu tập trung, đồng nhất tránh được sai sót trong số liệu.

Thông thường khi sử dụng Excel để quản lý kho cho cửa hàng xe máy, khi nhập hay xuất hàng hóa phụ tùng đều phải nhập dữ liệu lên file Excel. Việc phải quản lý hàng ngàn loại phụ tùng với rất nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước, nhà sản xuất khác nhau khiến cho việc ghi nhận rất dễ nhầm lẫn.

Vì vậy nếu sử dụng Excel để quản lý cửa hàng xe máy, chỉ cần người quản lý kho nhập sai lệch một số cũng có thể dẫn tới việc nhầm lẫn số lượng sản phẩm giữa việc nhập và xuất, làm ảnh hưởng tới cả bộ phận kho cùng với bộ phận bán hàng.

Để đảm bảo số liệu được chính xác, rất nhiều chuỗi cửa hàng xe máy lớn hiện nay đã quyết định chọn ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng xe máy Autosoft để giúp mọi công việc quản lý kho trở nên dễ dàng, chính xác hơn.

Sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm Autosoft giúp quản lý mọi loại phụ tùng trong kho được quản lý dễ dàng, chi tiết, đảm bảo chính xác, không còn lo lắng đến việc nhập sai dữ liệu. Bạn sẽ dễ dàng kiếm tra tình trạng số liệu kho hiện thời, dễ dàng đối chiếu kiểm kê kho, tránh được tình trạng thất thoát phụ tùng, hàng hóa.

Từ những dữ liệu hàng hóa nhập kho, xuất kho phần mềm quản lý cửa hàng xe máy Autosoft sẽ tổng hợp số liệu một cách tự động đưa ra báo cáo tình hình hàng hóa của hệ thống cửa hàng với thời gian nhanh chóng.

2. Dùng Excel quản lý kho khiến mất nhiều thời gian

Rất nhiều mặt hàng với số lượng nhiều, cùng với việc xuất ra để bán hàng ngày một cách liên tục khiến việc ghi nhận hàng hóa thay đổi bằng Excel phải được thực hiện quản lý khá cồng kềnh. Với loại phụ tùng, sản phẩm đa dạng chủng loại thậm chí phải quản lý bằng riêng một file Excel. Cho nên việc cập nhật số liệu mất khá nhiều thời gian, và có thể gây nhầm lẫn.

3. Dùng Excel quản lý kho khiến dữ liệu không được bảo mật an toàn

Dữ liệu lưu trên file Excel khi người dùng có quyền truy xuất đều có thể xem tất cả, điều này khiến doanh nghiệp kinh doanh xe máy lo lắng. Những file Excel được lưu trực tiếp trên máy tính của doanh nghiệp, bất kể nhân viên nào có thể vào máy tính đó đều có khả năng truy xem và copy những file này. Cho dù máy tính đó được đặt mật khẩu để hạn chế, nhưng để phục vụ công việc thì vẫn phải để cho nhiều nhân viên có quyền sử dụng.

Như vậy để bảo mật dữ liệu khi quản lý bằng Excel là điều không khả thi, chứ chưa nói tới việc phân loại dữ liệu phù hợp cho từng nhân sự.

Tuy nhiên với phần mềm Autosoft hệ thống cửa hàng xe máy của bạn hoàn toàn yên tâm trong việc bảo mật dữ liệu. Phần mềm Autosoft với các tính năng cho phép phân quyền chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban, nhân viên; hệ thống chỉ cho phép tài khoản được phần quyền mới có quyền xem, thao tác với những dữ liệu cho phép qua đó đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.

4. Dùng Excel để quản lý kho dễ lúng túng trong việc xuất nhập hàng hóa mới

Quản lý kho bằng Excel khiến bạn khó nắm bắt tình trạng hàng hóa, phụ tùng trong kho một cách nhanh chóng, chính xác được nên dễ dẫn đến tình trạng khi khách hàng có nhu cầu mà trong kho lại hết hàng. Việc không nắm được tức thì tình hình hàng hóa trong khó có thể ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ của hệ thống cửa hàng xe máy của bạn.

Quản lý bằng Excel, để nắm bắt chính xác được số lượng hàng hóa, phụ tùng còn tồn kho, sắp hết và không gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cửa hàng xe máy, nhân viên quản lý kho phải kiểm kê và ghi nhận trên file Excel điều này tốn khá nhiều thời gian và công sức để tính toán số lượng trên sổ sách với lượng thực tế có trong kho.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều hệ thống cửa hàng, đại lý ủy quyền xe máy đã sử dụng phần mềm quản lý Autosoft vào quản lý tổng thể, trong đó có quản lý kho. Autosoft đã giúp việc quản lý kho nhanh chóng và chủ động nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa qua đó lên kế hoạch cho việc nhập hàng mới bổ sung kịp thời để không ảnh hưởng tới hoạt động bán hàng kinh doanh.

Với những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý cửa hàng bán xe máy Autosoft đem đến giải pháp khắc phục những sai lầm, rủi ro khi quản lý kho bằng Excel. Được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện giúp người dùng dễ dàng sử dụng các thao tác nhập liệu thông tin số liệu hàng hóa xuất nhập kho và kiểm soát lượng hàng tồn kho, tránh quá dư hay hết hàng để phục vụ bán hàng tốt nhát và tránh nguồn vốn bị tồn quá lâu.

Tweet