Tầm quan trọng của quy trình và việc tự động hóa quy trình quản lý đối với mỗi doanh nghiệp là điều không thể chối cãi. Đó chính là câu trả lời cho câu hỏi: vì sao doanh nghiệp hoạt động hiệu quả/ không hiệu quả. Quy trình và việc tự động quy trình quan trọng là vậy nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và vận dụng đúng.
Cùng Infox Vietnam đi vào tìm hiểu sâu khái niệm quy trình và nguyên lý hoạt động của tự động hóa quy trình quản lý cho doanh nghiệp nhé!
Cần hiểu Quy trình là gì?
Thuật ngữ Quy trình – Procedure là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Mọi thành viên trong hệ thống đó đều phải thực hiện và thao tác theo biểu mẫu chung. Quy trình đó thường được hiện thực hóa bằng văn bản. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình?
Doanh nghiệp vận hành dựa trên hoạt động của nhiều cá thể cộng lại. Mỗi cá nhân lại có năng lực, kỹ năng và tác phong làm việc khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Điều này đôi lúc dẫn đến mâu thuẫn, không thống nhất công việc. Áp dụng quy trình giúp cho người thực hiện biết được công việc của họ là gì? Cần tiến hành theo những bước ra sao? Họ cần phối hợp với cá nhân, bộ phận nào? Kết quả cần đạt được như thế nào?
Đặc biệt, đối với những công việc đòi hỏi sự kết hợp giữa các thành viên thuộc các bộ phận khác nhau làm việc nhóm. Quy trinh giúp cho các thành viên phối hợp nhịp nhàng, đúng trình tự, phát huy tối đa hiệu quả.
Hơn thế, quy trình còn giúp ích cho các cấp quản lý kiếm soát quá trình thực hiện công việc ra sao? Thực trạng và khúc mắc…. đánh giá đúng được năng lực nhân viên và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của việc tự động hoá quy trình quản lý?
Như phần trên đã đề cập đến những lợi ích tuyệt vời mà quy trình mang lại. Ngày nay, sự phát triển của công nghệ mang lại những tính năng tuyệt vời, cụ thể giúp tự động hóa quy trình quản lý. Dần khẳng định tầm quan trọng của việc tự động hoá quy trình quản lý trong việc kinh doanh và phát triển, cụ thể:
Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc
Đề cao tính minh bạch, quy trình quản lý công việc phân định rõ công việc mỗi nhân viên cần làm là gì? Phối hợp cùng ai? Ai sẽ là người chiu trách nhiệm? Điều này khiến cho mỗi cá nhân ý thức với công việc, để đạt được hiệu suất công việc đòi hỏi tìm tòi, sáng tạo.
Lưu trữ trong quá trình tương tác thực hiện công việc
Mọi thao tác công việc, quản lý của bạn đều được lưu trữ chính xác, đầy đủ ngay lập tức trong quá trình thực hiện. Điều này giúp người quản lý kiểm soát và theo dõi dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức.
Giảm thiểu chí phí và nâng cao hiệu suất
Phần mềm giúp nhân viên tương tác với nhau tốt hơn, những người tham gia biết rõ trạng thái của tiến trình cùng thông tin xử lý công việc, điều đó giúp giảm thời gian tìm kiếm thông tin, nâng cao hiệu suất của từng nhân viên và từng bộ phận.
Hầu hết các doanh nghiệp lo lắng về chi phí khi thay đổi hệ thống, dẫn đến việc bị động trong cách quản lý hiện tại. Tuy nhiên với viêc áp dụng phần mềm trên nền điện toán đám mây, doanh nghiệp không phải đầu tư cơ sơ hạ tầng. Doanh nghiệp chỉ cần trả tiền theo thời gian và dịch vụ sử dụng. Việc này đảm bảo cho khách hàng lên kế hoạch và dự kiến được chi phí trong tương lai và giảm rủi ro tài chính.
Giảm thiểu rủi ro tối đa
Việc tự động các công việc trên phần mềm giúp việc thực hiện và quản lý trở nên đơn giản, chính xác hơn nhiều. Việc động ghi nhớ, lưu trữ trên hệ thống doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng bị đánh cắp, thất lạc thông tin.
Tiện lợi, quản lý mọi lúc, mọi nơi
Tự động hoá quy trình quản lý cho phép bạn truy cập và kiểm soát dễ dàng bất cứ nơi đâu chỉ cần thiết bị smartphone có kết nối Internet. Bằng cách này những chuyến công tác xa hay không thường xuyên có mặt tại văn phòng đã không còn là vấn đề khiến bạn phải bận tâm.
Hãy cùng Infox Vietnam ứng dụng công nghệ tự động vào quản lý doanh nghiệp của bạn để cảm nhận sự khác biệt và hiệu quả tuyệt vời mang lại nhé!
Trên đây là những lý do chúng tôi mong muốn gửi tới một giải pháp phần mềm quản lý bất động sản SmartLand cho doanh nghiệp. SmartLand được xây dựng đặc thù cho các loại hình doanh nghiệp. Do được cài đặt và tùy chỉnh ngay từ khâu thiết kế nên SmartLand dễ dàng triển khai cho doanh nghiệp trong thời gian ngắn. SmartLand được thiết kế với giao diện hiện đại, đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện như mạng xã hội. Chúng tôi xây dựng và vận hành hệ thống SmartLand theo tiêu chuẩn An toàn thông tin ISO 27001:2013.
Bình luận