Ngày nay để nâng cao hiệu suất công việc, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý tòa nhà, công nghệ được xem là giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp với phần mềm quản lý tòa nhà. Vậy làm thế nào để có thể xác định và lựa chọn được đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Tiêu chuẩn của phần mềm quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Tính năng được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của công ty quản lý tòa nhà
Phần mềm quản lý tòa nhà được xem như hệ thống trung tâm của các công ty quản lý tòa nhà. Chính vì vậy hệ thống này cần được xây dựng các tính năng dựa trên nghiệp vụ hoạt động thực tế của các đơn vị ứng dụng. Bên cạnh những dịch vụ phổ biến cần quản lý như: giữ xe, an ninh, vệ sinh, hay tài sản kỹ thuật thì mỗi đơn vị sẽ có những nghiệp vụ yêu cầu riêng. Những tính năng quan trọng mà phần mềm quản lý tòa nhà cần phải có đó là quản lý tài chính, nhà cung cấp, bảo trì, bảo dưỡng…
Thiết kế thân thiện, dễ sử dụng
Hầu hết những người sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà chung cư không phải là người rành công nghệ, vì vậy giao diện phần mềm cần được thiết kế làm sao người dùng dễ tiếp cận nhất, tránh sự rắc rối và nhầm lẫn trong thao tác.
Có khả năng phân quyền phù hợp cho từng vị trí nhân sự, phòng ban
Việc tránh nhân viên thao tác những tính năng vượt quá quyền hạn của họ, phần mềm quản lý tòa nhà chung cư cần được xây dựng khả năng phần quyền phù hợp với vai trò của từng người dùng. Điều này cũng giúp tránh việc xem được thông tin vượt quá quyền hạn của nhân viên.
Đáp ứng được khả năng bảo mật cao
Phần mềm quản lý chung cư, tòa nhà cần bắt buộc phải đáp ứng được khả năng bảo mật. Một công ty có thể quản lý nhiều tòa nhà, vì vậy không chỉ mỗi phòng ban, nhân sự mà mỗi ban quản lý cần được phân quyền phù hợp với quyền, tòa nhà mà mình phụ trách.
Những cá nhân không có trách nhiệm với một nhiệm vụ cụ thể trong công tác quản lý, vận hành tòa nhà thì chỉ với một “lỗ hổng” bảo mật nhỏ trong hệ thống cũng có thể gây nên những khó khăn; thiệt hại thậm chí là rủi ro lớn cho các doanh nghiệp.
Nhiều tính năng nổi bật
Yêu cầu thiết yếu nhất đối với một phần mềm quản lý tòa nhà chính là việc tích hợp được nhiều tính năng nổi bật, ưu việt. Đây chính là điều khác biệt so với phần mềm quản lý tòa nhà miền phí. Những tính năng cốt yếu mà phần mềm quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cần có:
- Tình năng quản lý nhân viên tòa nhà: thông tin và danh sách nhân viên; lịch làm việc của nhân viên; phân công công việc và theo dõi hiệu quả là việc của nhân viên; nhắc việc nhân viên…
- Tính năng quản lý khách hàng
- Tính năng quản lý mặt bằng tòa nhà
- Tính năng quản lý các loại phí dịch vụ
- Tính năng quản lý tài chính, công nợ
- Tính năng quản lý hành chính và báo cáo…
Giao diện Thống kê phần mềm quản lý chung cư SmartLand Building
Tại sao doanh nghiệp quản lý tòa nhà cần và nên có phần mềm quản lý chuyên nghiệp?
Mỗi công ty quản lý tòa nhà cần và nên có phương án quản lý tòa nhà hiệu quả nhất. Vì doanh nghiệp có thể kiêm nhiệm quản lý nhiều tòa nhà, mà mỗi tòa nhà lại gồm các quy trình quản lý phức tạp và có thể có những đối tượng cần quản lý riêng. Mỗi quy trình quản lý lại gồm hàng loạt công việc; được thực hiện bởi rất nhiều nhân sự khác nhau.
Đó là chưa kể đến việc mỗi tòa nhà lại có những đặc thù khác nhau về mặt bằng, nhà thầu, phí dịch vụ, nhà thầu… Những khó khăn trong quản lý, giám sát tòa nhà chồng chất. Những sai sót, hạn chế là điều không thể tránh khỏi. Khi để đa số cư dân hoặc nhà thầu phàn nàn về chất lượng dịch vụ, cũng là lúc công ty của bạn không được tiếp tục cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà.
Có những tòa nhà sẽ có dịch vụ văn phòng cho thuê. Và để hệ thống phần mềm có thể đáp ứng được trọn vẹn tính năng này, doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch đánh giá và lựa chọn phần mềm phù hợp.
Chất lượng quản lý tòa nhà kém khiến doanh nghiệp dễ dàng bị “hất cẳng” khỏi thị trường giàu tiềm năng này. Vì vậy, một công ty quản lý tòa nhà được định hướng lâu dài; chuyên nghiệp cần có và nên có một phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp.
Đâu là phần mềm quản lý tòa nhà lý tưởng nhất hiện nay?
Trên thị trường hiện nay, có nhiều lựa chọn đa dạng cho các doanh nghiệp quản lý tòa nhà. Khách hàng có thể chọn phần mềm quản lý tòa nhà bms hay phần mềm quản lý tòa nhà miễn phí cho doanh nghiệp của mình. Nhưng để doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả và chuyên nghiệp thì hầu hết đều ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà của Infox Việt Nam.
Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng và chung cư SmartLand Building được các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tòa nhà và CNTT của Infox Việt Nam phát triển. Chúng tôi hiểu rõ quy trình, nghiệp vụ trong quản lý bất động sản cũng như thấu hiều những “nỗi đau” khó khăn mà các đơn vị quản lý tòa nhà thường gặp phải.
Trong quá trình phát triển, phần mềm quản lý của chúng tôi luôn không ngừng cập nhật và nâng cấp để đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp và thị trường. Đó cũng là lý do tại sao phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building luôn phù hợp và đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý vận hành tòa nhà cho doanh nghiệp của mình? Bạn đang muốn chuyên nghiệp hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ một cách hiệu quả nhất? Hãy liên hệ với Infox Việt Nam để được tư vấn giải pháp quản lý tòa nhà tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn nhé!
Bình luận