Khi bạn xem xét bản chất phức tạp của việc quản lý danh mục đầu tư, chưa kể số lượng dữ liệu và số liệu tài chính liên quan, thật ngạc nhiên khi thấy rất nhiều người vẫn đang sử dụng Excel làm công cụ chính để quản lý đầu tư.

Trong khi Excel là phần mềm quen thuộc và dễ tiếp cận nhất, nó thiếu công nghệ và kiểm soát cho phép các doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và thực sự đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Vì vậy, với những doanh nghiệp từ bỏ Excel làm công cụ quản lý chính, thì những giải pháp thay thế có sẵn sàng giúp chủ đầu tư mở khóa tiềm năng đầy đủ danh mục đầu tư?

Tạo điều kiện tương tác

Khi một doanh nghiệp chọn sử dụng Excel để quản lý dữ liệu đầu tư của mình sẽ có xu hướng dùng số lượng lớn bảng tính bao gồm lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách, báo cáo, v.v. . Thường chúng được quản lý bởi nhiều người dùng và được lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau. Trong quá trình làm việc các file này cần được chia sẻ, trao đổi và nếu công ty của bạn có nhiều người, nhiều văn phòng ở nhiều địa điểm, thường sẽ trao đổi qua email.

Vấn đề với tài liệu chia sẻ theo cách này là ngay sau khi email được gửi, phiên bản mới của tài liệu đó được tạo và các phiên bản khác được tạo mỗi khi email được gửi qua lại. Điều này có thể gây ra một lượng lớn dữ liệu trùng lặp hoặc xung đột và làm cho nó rất khó khăn để giữ cho tất cả mọi người làm việc trên phiên bản mới nhất và duy trì một phiên bản duy nhất.

Quản lý dự án

Khi bảng tính được chia sẻ, chỉ một cá nhân có thể làm việc trên tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này cũng có thể có tác động tiêu cực đến năng suất khi, ví dụ, nhiều phòng ban được yêu cầu cập nhật dự báo của họ cho quý tiếp theo nhưng không thể làm như vậy cùng một lúc.

Làm việc theo cách này cũng có thể làm cho các lỗi dễ bị phát hiện, điều này có thể tạo ra những trở ngại nghiêm trọng cho việc duy trì sự tuân thủ các yêu cầu đầu tư, bảo mật dữ liệu và mọi định giá, mô hình hoặc các quyết định kịp thời phụ thuộc vào thông tin trong các bảng tính đó .

Duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Để đảm bảo báo cáo hoàn toàn toàn diện, điều quan trọng là dữ liệu được lưu trữ và quản lý trong một kho lưu trữ trung tâm. Khi dữ liệu được truy xuất trong các bảng tính độc lập, các quy trình thủ công được yêu cầu để tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn. Điều này thường dẫn đến việc báo cáo số liệu không chính xác, điều này có thể khiến việc đưa ra quyết định đầu tư và tài chính không chính xác.

Giải pháp mô hình hóa đầu tư lý tưởng sẽ giải quyết những rủi ro này bằng cách phục vụ như một kho lưu trữ trung tâm để kiểm soát dữ liệu từ thời điểm dữ liệu bắt đầu nhập vào hệ thống và trong suốt quá trình sử dụng. Điều này cho phép sự phối hợp hợp công việc và khả năng hiển thị được kiểm soát, để nhiều người có thể truy cập và thao tác dữ liệu mà không nhầm lẫn. Khả năng giảm thiểu lỗi, tiết kiệm thời gian và cung cấp cho người dùng quyền truy cập phù hợp với vị trí công việc để xem chi tiết thông tin các đối tượng.

Quy trình tự động

Với nhiều khía cạnh của quá trình đầu tư có thể được tự động hóa trong các hệ thống hiện đại, các doanh nghiệp chọn sử dụng Excel đang bỏ lỡ thời gian đáng kể và lợi ích tài chính. Thao tác dữ liệu theo cách thủ công từ Excel để chạy tính toán, hợp nhất dữ liệu hoặc tạo báo cáo chẳng hạn, không chỉ tốn thời gian mà còn có khả năng tạo ra rủi ro tài chính do chuyển dữ liệu không chính xác.

Áp dụng tự động hóa cho các chức năng đầu tư có thể làm tăng lợi thế cạnh tranh của công ty, cải thiện sự nhanh nhẹn linh hoạt của doanh nghiệp và giảm rủi ro. Sử dụng giải pháp được thiết kế đặc biệt cho các nhà đầu tư bất động sản làm giảm đáng kể sự phụ thuộc vào bảng tính và loại bỏ nhiều vấn đề liên quan đến dữ liệu không chính xác hoặc bị thiếu. Phần mềm quản lý bất động sản cung cấp một giải pháp an toàn, thân thiện với người dùng và mạnh mẽ hơn để trích xuất, phân tích và bảo quản thông tin bất động sản, cũng như duy trì sự chặt chẽ.

Mở khóa toàn bộ tiềm năng của bạn

Giám đốc tài chính một trong ba công ty đầu tư bất động sản lớn nhất tại Việt Nam phát biểu: “Tôi không muốn những người lập kế hoạch tài chính dành thời gian nhập xuất và thao tác dữ liệu của họ, tôi muốn họ tập trung vào dữ liệu cho chúng ta biết điều gì”. Nếu không có giải pháp đầu tư toàn diện, tự động, điều này đơn giản là không thể.

Tất cả các quy trình thủ công liên quan đến quản lý dữ liệu trong bảng tính thường xuyên có thể mất thời gian và tài nguyên quý giá, có thể sử dụng dữ liệu đó tốt hơn để có cái nhìn sâu sắc hơn về danh mục đầu tư của bạn. Cùng với những rủi ro liên quan đến việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được quản lý theo cách này, thật khó để tưởng tượng rằng việc kinh doanh tiếp tục sử dụng bảng tính là thực sự nhận ra tiềm năng đầy đủ của danh mục đầu tư của họ.

Nếu bạn quan tâm, muốn tìm hiểu về công nghệ, tự động hóa hoạt động của giải pháp phần mềm quản lý bất động sản SmartLand, hoặc về cách tổ chức chiến lược kinh doanh, hãy liên hệ với chúng tôi qua email marketing@infox.vn hoặc gọi 0932.784.000.

Infox Solution

Tweet