contact@infox.vn (028)66.835.000 - 0904.681.000

Quản lý vận hành tòa nhà nên sử dụng Excel hay phần mềm quản lý chuyên nghiệp?

Công việc quản lý vận hành tòa nhà thường bao gồm vô vàn các hạng mục và dễ dàng dẫn tới nhầm lẫn, sai sót trong công tác quản lý. Trong đó có không ít tòa nhà hiện nay vẫn sử dụng file Excel để quản lý vận hành tòa nhà, đây là giải pháp được nhiều người sử dụng với tiêu chí rẻ, dễ dùng và theo thói quen.

Nên quản lý vận hành tòa nhà bằng Excel hay sử dụng phần mềm chuyên nghiệp?

Vậy liệu có nên dùng file excel tính phí dịch vụ cho ban quản lý tòa nhà? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Quản lý tòa nhà bằng file exel có ưu thế gì?

Có thể nói rằng quản lý vận hành tòa nhà bằng file excel mang lại khá nhiều lợi ích cho khách hàng khi sử dụng, trong đó việc sử dụng file exel để hỗ trợ quản lý vận hành tòa nhà là giải pháp giúp khách hàng tiết kiệm rõ rệt chi phí đầu tư ban đầu.

Chúng ta có thể thấy được điều này dựa trên việc sử dụng file excel quản lý tòa nhà trên máy với chi phí cực nhỏ, bởi Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.

Ngoài ra file excel cũng giúp ban quản lý tòa nhà có thể quản lý riêng biệt, trong đó khi quản lý các hạng mục trong tòa nhà, dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ trên các file riêng, giúp ban quản lý tòa nhà có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình dịch vụ, hạ tầng…. của tòa nhà một cách chi tiết và rõ ràng.

Việc sử dụng file excel trong quản lý tòa nhà cũng đảm bảo cập nhật số liệu đơn giản, thao tác dễ dàng giúp nhân viên cập nhật được số liệu hàng ngày, hàng tuần, tối ưu thống kê thu chi nhanh chóng và thuận tiện.

2. Sử dụng File Excel quản lý vận hành tòa nhà có thực sự hiệu quả?

Trên thực tế mặc dù sử dụng Excel để quản lý vận hành tòa nhà mang lại nhiều tiện dụng cho ban quản lý, nhưng chúng ta cũng không thể phủ nhận được những thiếu sót mà công cụ này mang lại khi bạn sử dụng để quản lý vận hành tòa nhà.

Nói riêng về tính năng quản lý của Excel khi quản lý vận hành tòa nhà cũng không hề tiện lợi, khi sử dụng Excel bắt buộc bạn phải chia quản lý ra thành nhiều file, nhiều sheet hoặc từng tệp riêng với nhiều mục, vì vậy khi xuất hiện lỗi thì việc dò lỗi trong excel vô cùng mất công sức và thời gian.

Thậm chí khi sử dụng Excel để quản lý vận hành tòa nhà bắt buộc bạn phải hiểu chuyên sâu về Excel, phải đảm bảo tính toán chính xác mọi hàm tính, phải đặt đúng mọi công thức trên Excel bởi excel luôn tính đúng, còn chẳng quan bạn đặt hàm sai. Bởi vậy bó tay với những loại báo cáo cuối kỳ, thấy báo cáo lạ lại không biết lạ ở đâu, lạ chỗ nào

Quan trọng là khi sử dụng Excel để quản lý vận hành tòa nhà luôn gây lo ngại về tính bảo mật bởi việc bảo mật trên Excel là vô cùng kém, điều này cũng có thể khiến bạn khó khăn trong bảo mật dữ liệu, sao lưu dữ liệu hay thất thoát dữ liệu mà không thể kiểm soát được. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

Ngoài ra việc sử dụng file Excel cũng khiến bạn gặp khó khăn trong việc in ấn dữ liệu, biểu mẫu hay hợp đồng, việc kiểm soát và xem xét số liệu cũng gặp khá nhiều khó khăn bởi trong Excel vì dữ liệu sẽ bị phân tán và không được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất.

Giao diện Thống kê phần mềm quản lý chung cư InfoxBuilding

3. Tăng hiệu quả quản lý tòa nhà bằng phần mềm InfoxBuilding

Để giải quyết khó khăn trong quản lý vận hành tòa nhà, thay vì sử dụng Excel để hỗ trợ quản lý thì giải pháp tốt nhất bạn nên sử dụng phần mềm InfoxBuilding để quản lý vận hành tòa nhà.

Với hệ thống phần mềm InfoxBuilding sẽ giúp quản lý tòa nhà dễ dàng theo dõi lịch làm việc, bảo trì, bảo dưỡng và vệ sinh tòa nhà kịp thời, quản lý được trạng thái của từng khu vực, từng phòng, từng tầng…. từ đó cung cấp các dịch vụ dọn dẹp, vệ sinh, tiện ích….. kịp thời hơn.

Đặc biệt hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà, khu phức hợp InfoxBuilding giúp hỗ trợ ban quản lý có thể nắm rõ được những công việc, thời gian làm việc và hiệu quả công việc của bộ phận kỹ thuật trong hoạt động bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà và các hệ thống bên trong tòa nhà.

Hệ thống phần mềm InfoxBuilding còn giúp ban quản lý có thể quản lý toàn diện từ thông tin tài sản tới quy trình mua tài sản, thanh lý trang thiết bị, tài sản , hàng hóa còn giá trị sử dụng, quản lý toàn bộ các dịch vụ và tài sản có trong tòa nhà kèm theo yêu cầu, phản hồi từ khách hàng.

Việc sử dụng phần mềm InfoxBuilding còn giúp ban quản lý tòa nhà có thể quản lý công nợ hiệu quả, giúp lập phiếu thanh toán cho từng loại hợp đồng, cho từng khách hàng, gửi phiếu đề nghị thanh toán qua email hoặc tin nhắn điện thoại.

Cách quản lý tòa nhà trên Excel tuy đơn giản và tiết kiệm chi phí nhưng vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế khi sử dụng. Vì vậy sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà InfoxBuilding sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho ban quản lý tòa nhà cùng các chủ đầu tư.

Cảm nhận của bạn

Hãy viết lời bình:

Email của bạn sẽ được giữ kín.