contact@infox.vn (028)66.835.000 - 0932.784.000

Làm sao để nhân viên chịu sử dụng phần mềm khi doanh nghiệp triển khai dự án?

Doanh nghiệp muốn tăng lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí quản lý đều phải nghĩ tới giải pháp số hóa. Nhưng cho dù giải pháp phần mềm có tốt đến mấy cũng chỉ là một mớ hỗn độn nếu nhân viên không biết sử dụng, không chịu sử dụng.

Làm sao để nhân viên chịu sử dụng phần mềm khi doanh nghiệp triển khai dự án?

Sau khi làm việc với nhiều đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm với những buổi demo cuối cùng bạn cũng tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp. Cảm giác thật nhẹ nhõm!

Nhưng rồi thời gian sau bạn chợt nhận ra, ồ đây chỉ là mới bắt đầu chứ chưa phải là cuối con đường, dường như chỉ mới bắt đầu chứ chưa phải là xong việc.

Mọi nhân viên liệu có hào hứng sẵn sàng áp dụng phần mềm mới?

Nhân viên kế toán của bạn cảm thấy mọi việc vẫn ổn khi đang dùng excel đâu nhất thiết phải dùng phần mềm kế toán mới, tốn thời gian phải học sử dụng. Sự tiêu cực này tác động đến toàn bộ phòng kế toán, khiến chẳng ai muốn dùng phần mềm mới cả.

Còn nhân viên bán hàng họ nghĩ chẳng cần phần mềm mà doanh thu đem về vẫn đều thậm chí là luôn đứng đầu.

Bộ phận nhân sự họ không thích phần mềm HRIS bởi phải mất thời gian để tìm hiểu cách sử dụng, tìm hiểu công nghệ này.

Mọi người đều biết công nghệ là điều tuyệt với giúp tăng hiệu suất lao động, công việc được xử lý dễ dàng hơn. Lẽ ra nhân viên nên cảm ơn sếp vì đã đem đến cho họ công cụ hỗ trợ đắc lực mới phải? Vậy có nên đưa ra và áp dụng toàn bộ công ty mọi người đều phải học và sử dụng phần mềm?

Dưới góc độ là nhà lãnh đạo, bạn sẽ cảm thấy mình bất lực và không can tâm, nhưng chúng tôi có thể trấn an để bạn biết rằng: Những phản kháng của nhân viên thực ra là điều hoàn toàn bình thường.

Việc phải sử dụng một công cụ mới và từ bỏ thói quen cũ, cách làm cũ có thể gây căng thẳng cho mọi người. Đặc biệt với những nhân viên ngại thay đổi công cụ hiện đang dùng, cần phải hiểu rằng thực ra họ không phải cản trở kế hoạch triển, mà đơn giản là họ không biết liệu giải pháp mới có đáp ứng được công việc trong khi mọi thứ với họ vẫn đang ổn.

Khi cảm nhận thấu đáo của vấn đề ta sẽ thấy trách nhiệm của nhà lãnh đạo là giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ hãi để nâng tầm cao mới của cả tập thể.

Dưới góc nhìn từ Mô hình xã hội học

Thực ra không phải tất cả mọi người đều có cảm giác tiêu cực, phản kháng khi tiếp cận phần mềm. Chúng ta sẽ thấy có những người cảm thấy phấn khích, đầy tò mò khi hỏi kỹ về tính năng và cách dùng.

Từ thập niên 60 của thế kỷ trước, nhà xã hội học Everett Rogers đã thống kê và chỉ ra những loại thái độ với mức độc cởi mở khi tiếp cận một điều mới mẻ như áp dụng công nghệ mới được mô phỏng dưới dạng hình chuông như sau:

Theo nhu mô hình này thì nhân viên khi tiếp cận sử dụng phần mềm mới sẽ thuộc một trong năm nhóm dưới đây:

  • Innovators (Những nhà cải tiến): Đây chính là những người đón đầu, họ thường có xu hướng hào hứng đón nhận những điều mới mẻ mong muốn trải nghiệm sớm. Bạn sẽ chẳng mất nhiều thời gian để thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới. Dù vậy số này chiếm tỷ lệ không cao, rất thấp (2,5%) trong cả một tập thể.
  • Early adopters (Những người áp dụng sớm): nhóm này chiếm tỷ lệ khoảng 13,5% họ sẽ dùng thử phần mềm nhanh hơn phần còn lại bởi những lợi ích đem lại từ công nghệ mới. Nhóm này cùng với nhóm Innovators được xem là những người tiên phong trong việc áp dụng những điều mới mẻ.
  • Early majority (Nhóm đa số áp dụng sớm): Chiếm khoảng 34% đa số trong phía áp dụng sớm. Nhóm này tiếp cận công nghệ mới với một cách thực tế và thận trọng. Early majority thường muốn biết phần mềm mới hữu ích như thế nào thì mới áp dụng
  • Late majority (Phần đông áp dụng muộn): Những người trong nhóm này chỉ sử dụng phần mềm mới khi thấy đa số mọi người đã bỏ dùng công cụ cũ và biết rằng công cụ cũ đã trở nên không còn phù hợp.
  • Laggards (Những người lạc hậu): Những người thuộc nhóm thường có xu hướng không muốn từ bỏ công cụ và phần mềm đã quen thuộc bấy lâu. Họ thường cảm thấy không thoải mái, thậm chí là khó chịu khi phải học và sử dụng các công nghệ mới. Cách duy nhất để thúc đẩy nhóm nhân viên này là buộc họ sử dụng phần mềm mới bằng cách loại bỏ các lựa chọn cũ.

Bằng việc hiểu rõ phân loại tâm lý chung của nhân viên để áp dung vào bối cảnh của doanh nghiệp, bạn sẽ có cài nhìn sâu sắc hơn để đưa ra chiến lược và kế hoạch triển khai công nghệ mới. Cách tiếp cận tới từng nhóm nhân viên, tiếp cân nhóm nào trước? Thông điệp đưa ra cho từng nhóm chứ không phải đưa ra kiểu chung chung với ngon từ hoa mỹ về sự đột phá của công nghệ. Xác định động lực trong việc áp dụng công nghệ của mỗi nhóm? Nhóm nào sẽ đồng thuận, nhóm nào không muốn áp dụng công nghệ mới?

Việc triển khai phần mềm áp dụng cho doanh nghiệp không phải ngày một ngày hai mà nó đòi hỏi thời gian đủ để từng nhóm quen với sự thay đổi và doanh nghiệp có đủ thời gian để đánh giá sự hiệu quả thực sự. Chính vì vậy cần lên lộ trình triển khai bài bản khoa học để doanh nghiệp có thể áp dụng và đưa vào sử dụng thành công.

Cảm nhận của bạn

Hãy viết lời bình:

Email của bạn sẽ được giữ kín.